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    化工企業采購管理信息化建設方法與實踐

    2016-11-11  來自: 威海金螞蟻化工有限公司 瀏覽次數:568


       近幾年,經濟過冬,復蘇緩慢,市場需求持續低迷,開源遇到阻力,凸顯了節流的重要。作為企業的第二利潤源泉,采購成本的節約受到的重視,與兩化融合的推動步伐相適應,從傳統采購管理向電子采購管理的轉變成為當下企業信息化建設的焦點,加之社會廣泛提倡廉政建設,電子采購管理作為陽光采購的科學利器,更是備受關注和熱議。那么在化工企業中,電子采購管理實現了怎樣的價值,在建設實施過程中應該怎么規劃,怎么推進呢?


       化工企業的規?;a,由于采購物資的品種多,需要管理的供應商數量多、業務單據多、數據量巨大,傳統采購往往使采購人員深陷工作量陷阱,及時供應尚且應接不暇,更難談提高貨源的質量和尋求成本控制的新方法,尤其面對采購業務數據、供應商供應表現數據的分析和利用更是力不從心。正是在這樣的管理需求背景中,誕生了電子采購管理,借助信息化技術和管理方法,企業可以快速實現采購業務的標準化、規范化和自動化管理,大量附加值不高的事務性工作被系統替代,違規行為得到有效防范;業務數據得到及時和充分的利用,企業能及時了解自己的成績并發現進一步提升的機會;不僅如此,借助電子尋源技術、成本管理和談判定價技術等,更可顯著地改善企業采購成本。一言以蔽之,電子采購能幫助采購人員提高工作效率和質量,降低采購成本,幫助企業整體采購管理水平實現質的飛躍,近年來,采購管理信息化能力已成為衡量企業整體管理水平的重要指標之一。


        基于企業采購管理的業務需求而誕生的電子采購管理系統,涉及采購事前、事中、事后全流程管理。從采前管理,如“采購需求、計劃,供應商的尋源管理,供應商預審準入管理”;到采購過程的管理,如“采購方式管理,招投標流程管理,詢比價、競價、議標、續標管理、評標專家管理等”;再到采后管理,如“供應商績效評估、成本明細管理、訂單協同管理、合同管理等”;還有很多集團化企業,涉及多組織集中采購管理、集團監管等。然而,面對諸多的采購管理需求和管控環節,想一步到位是難以如愿的,比如紫光化工在實施一采通電子采購平臺時,經調研討論,項目組后選擇的還是分階段建設,先抓2個:是供應商管理;第二是采購定價流程管理。供應商管理中,又選擇的先推供應商尋源和審核準入管理;而采購定價流程管理中,又選擇的先規范電子招投標和詢比價流程的管理。

         不僅紫光化工如此,翔鷺騰龍、東岳化工等其他已經成功應用電子采購管理的化工企業,也均是從簡入煩,分階段,循序漸進。從系統規劃與實施建設的步驟上,基本可以分為三步推進:

         步,基礎結構建設和工具性應用?;A結構,包含如數據字典、物資目錄、組織機構管理、角色管理、權限管理、審批流管理等;工具性應用,包含如電子招投標、詢比價、競價采購、供應商基礎管理等。

         第二步,采購全流程的電子化管理與應用。包含如采購計劃、訂單協同、合同管理、分散采購與集中采購的統一等。此外這一階段,通常會涉及電子采購系統與企業ERP、OA等系統的數據對接管理,從而實現企業管理的和全流程的信息化管理。

         第三步,管理深化的系統擴展應用。比如,更多采購方式的流程細分,供應商的績效評估管理,成本明細分析管理,工程采購管理,集團監管,開支分析的深化管理等。供應商績效評估和成本明細管理對于企業自身管理水平的要求較高;而工程采購的系統功能復雜,對企業自身電子采購應用水平的要求較高;而開支分析往往是建立在較完整的采購數據基礎上進行的;因此在某一管理需求上的深化應用一般是放在第三步推進。

         以上三步推進法,是從系統建設的整體規劃角度給予的建議。而從采購品類和采購組織的管理角度,電子采購管理又有哪些推進方法是化工企業可以參考借鑒的呢?

         電子采購管理之“采購品類”

         化工企業的采購品類一般分為“化工原料輔料、工程、設備(非標設備、定型設備)、備品備件、儀器儀表、包裝材料、消耗品(勞保用品、辦公耗材、安保耗材等)、服務采購”等,每種品類的需求特點和供應市場各不相同,采購流程和采購策略各有差異。比如,包裝材料、備品備件、勞保用品、辦公耗材等采購品類,其物資品種繁多,供應門檻低,供應商選擇余地大,采購金額相比原輔料小很多,但工作量卻相當大,這類采購物料就尤其適合用電子詢比價采購,輔以電子招投標、電子競價,從而快速建立標準的供應商準入體制,審批流程,報價流程等,快速提高采購效率,同時降低采供雙方的溝通成本、時間成本、差旅成本等。比如東岳化工,從2012年4月上線電子采購平臺后,運行不到1年,應用電子詢比價進行采購項目管理達2800多單,電子詢比價是東岳化工頻繁使用的采購方式,節約了大量的比價采購成本。再比如,化工原料,對于一些特殊化工原料,比如苯胺,壟斷型的原料,采購方議價能力弱,沒有辦法進行競爭性談判,目前就不適宜應用電子采購系統進行管理,其管理主要放在供應商關系管理上。而對于競爭充分的原料就可以用電子采購進行管理。比如紫光化工,應用電子采購進行大眾化的原料的管理,如三酸兩堿,鋼材、不銹鋼等,競爭比較激烈,供應商都愿意參與電子報價,這類大眾原材料使用電子采購管理就相當頻繁,管理效果很好?;ぴ弦蛘计髽I采購總額巨大,所以供應的連續性和穩定性對企業的整體運營意義重大,所以建議企業可以在其他采購類別上多積累一些電子采購應用的經驗后,再推進原材料采購的電子化管理更適宜。

           電子采購管理之“采購組織”

           采購組織納入電子采購管理的順序較多地取決于企業自身的管理需求。如果分散采購的分子公司不多,比如誠信化工,使用單位主要就是集團本部,采取推進即可;如果分散采購的分子公司較多時,建議可以先選擇幾家試點單位,積累經驗,再逐步推進。比如翔鷺騰龍集團,旗下有翔鷺化纖、翔鷺石化、騰龍特種樹脂、翔鷺大酒店、翔鷺房地產、翔鷺健康管理等近10家企業,在推進電子采購管理的時候,就先在騰龍特種樹脂、翔鷺化纖、翔鷺石化、翔鷺(廈門)房地產等4家企業推進,其中又以翔鷺特種樹脂為主要試點單位進行電子采購管理的經驗積累。

          借助電子采購管理,推動采供分離管理落地的企業不在少數。比如紫光化工,在引入一采通電子采購管理系統之前,是沒有招標辦的。在2011年7月引入系統之后,成立了專門的招投標部,將原來的采購中心和工程建設中心的招投標項目都納入到招投標部門,進行統一的電子采購管理,走電子招投標流程。也有更多企業,在推進電子采購的工具軟件應用階段,在不做組織結構變動的基礎上,一般采取采購員職能分工優化的方式來推進。

          在全流程電子采購管理階段,引入需求管理后,原來采用分散采購的,可以根據企業的組織特點、物資需求特點、管理水平和采購人員素質等,對組織結構進行優化,實施集中采購;已實現混合式采購的,可以擴展集中采購的物資范圍和組織范圍。

          電子采購管理系統一般還會有監管、使用單位、質量、倉庫等非采購職能部門的用戶,哪些或何時納入系統,還是要根據企業上線的具體管理系統模塊和管理規劃步驟來定。


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